Ад ідэі да рэалізацыі: Дзевяць парадаў па арганізацыі гарадскіх мерапрыемстваў

Аксана Кузіна – заснавальніца і дырэктарка Цэнтра ўрбаністычных праектаў і ініцыятыў «Прастора» ў Віцебску. Пачынаючы з 2016 года, Аксана з камандай арганізуюць маштабны ўрбаністычны фестываль «Прастора», які далучае жыхароў і спецыялістаў да пераўтварэння роднага горада. Аксана ўпэўнена, што ў грамадзянскім актывізме няма малых справаў. Нават невялічкая падзея патрабуе дасканалай падрыхтоўкі і слушнага завяршэння.

Крок першы і галоўны: Вызначце мэтавую аўдыторыю

Незалежна ад таго, пачатковец вы ці дасведчаны_ая актывіст_ка, плануеце вы арганізаваць футбольны турнір ці свята гарадскога адпачынку ў парку, – у любым выпадку, вы вырашаеце нейкую патрэбу. Менавіта таму вам патрэбна вызначыцца з мэтавай аўдыторыяй – для каго вы робіце мерапрыемства.

Паспрабуйце максімальна ўявіць сабе аўдыторыю вашага мерапрыемства. У гэтым дапамагае стварэнне партрэта яе прадстаўніка. Першапачаткова вам дастаткова будзе базавых крытэраў: узрост, адукацыя, прыбытак, як бавіць час, чаго баіцца, да чаго імкнецца. Такі партрэт дазваляе зразумець рэальныя запыты і праблемы вашай аўдыторыі і спланаваць, як з ёй кантактаваць.

Крок другі: Сфармулюйце мэту і задачы

Гэта стане вобразам выніку, вашай маршрутнай картай. Галоўнае – не падмяняйце задачы формамі дзейнасці, з дапамогай якіх вырашаюцца задачы. Мэта – гэта бачанне ўвасобленага праекта, пажаданыя пазітыўныя змены. Уявіце, што мэта – гэта кола, а ягоныя сегменты – гэта задачы, якія ў выглядзе асобных вынікаў “запаўняюць” гэтае кола на шляху да дасягнення мэты.

Крок трэці: Абярыце фармат

Толькі на гэтым этапе мы падыйшлі да таго, з чаго пачынае большасць пачаткоўцаў-актывістаў – да выбару формы дзейнасці. Падумайце, што лепей пасуе вашай аўдыторыі, што дазволіць дасягнуць запланаванай мэты: канцэрт, фестываль, форум, свята, семінар, тэлешоў, стрыт-арт, высадка дрэваў і іншае.

Крок чацвёрты: Распрацуйце паслядоўнасць дзеянняў

Вам неабходна сабрацца з камандай і даць адказы на наступныя пытанні: Ці патрэбна гэта нашай аўдыторыі? Ці патрэбна гэта нам як ініцыятыве/ супольнасці/ групе? Ці маем мы агульнае бачанне ў камандзе? Ці гатовыя чальцы каманды ўдзельнічаць у рэалізацыі? Ці не супярэчыць запланаванае нашым каштоўнасцям, ці стасуецца з нашымі жаданнямі? Калі на ўсе пытанні вы атрымалі адказы “Так”, то час брацца за план дзеянняў.

План дзеянняў складаецца з наступных крокаў:
Чаму? Якую праблему вы хочаце вырашыць? Якая патрэба супольнасці будзе задаволеная?
Што? Чаго вы хочаце дасягнуць? Што будзе вынікам вашага праекта?
Як? Якія крокі трэба зрабіць, каб дасягнуць запланаванага?
Хто? Хто будзе гэта рабіць?
Калі? У які тэрмін будзе выкананы кожны крок?
Дзе? У якім месцы ўсё будзе адбывацца?
Якія патрэбны рэсурсы? Ці ёсць рэсурсы ці іх трэба шукаць? Дзе іх можна атрымаць?

Перад тым, як пераходзіць да плану, трэба вызначыцца з месцам правядзення. Ці будзе гэта памяшканне, дваровая тэрыторыя культурнай ці адукацыйнай установы ці нават адкрытая гарадская прастора? Апошні варыянт дае магчымасць прыцягнуць вялікую колькасць людзей, але патрабуе ўзгаднення з гарадской адміністрацыяй.

Падказка №1: Калі вы пакуль толькі на пачатку свайго шляху і ў вас няма афіцыйнага статусу, можна паспрабаваць атрымаць згоду зарэгістраванай арганізацыі, якая мае добрую рэпутацыю ў горадзе. У такім выпадку, хутчэй за ўсё, мерапрыемства будзе праходзіць “пад сцягам” гэтай арганізацыі, а вашая ініцыятыва будзе выступаць у якасці партнёра.

Падказка №2: Калі вы робіце мерапрыемства ўпершыню, то лепш выкарыстоўваць тэрыторыі ўстановаў, папярэдне дамовіўшыся пра партнёрства. Напрыклад, гэта можа быць пляцоўка музея, арт-прасторы, рэстарана, батанічнага сада, культурна-гістарычнай сядзібы ці аграсядзібы. Перавага такога варыянта яшчэ ў тым, што, як правіла, у такіх арганізацый ёсць свая аўдыторыя і гэта ў далейшым дапаможа збіраць дадатковых удзельнікаў на мерапрыемства.

Крок пяты: Пашырайце інфармацыю

Перадусім, складзіце медыя-карту, якая б мела інфармацыю пра ўсе дасяжныя ў вашым рэгіёне медыя і каналы інфармацыі. Медыя-карта, як правіла, утрымлівае інфармацыю пра назву СМІ, кантактную асобу, кантактныя дадзеныя (e-mail, нумар тэлефона, спасылкі на старонкі ў сацыяльных сетках) і аўдыторыі, на якія працуе СМІ.

Поспех інфармацыйнай кампаніі залежыць ад таго, наколькі правільна і ўдала складзены прэс-рэліз, шаблоны лістоў рэдактарам СМІ і прэзентацыі з фотаздымкамі пра вашую падзею. Калі вы – арганізатар-пачатковец, то выкарыстоўвайце фота з падобных мерапрыемстваў. Падрыхтуйце дадатковыя фотаздымкі, макеты постэраў, праграму.

Падказка №3: Не забывайцеся пра ўплыў сацыяльных сетак. Калі колькасць падпісчыкаў на вашай асабістай старонцы набліжаецца да 1 000, гэта вельмі няблага. Калі да 5 000, то гэта ўжо блізка да аўдыторыі СМІ. Не губляйце шанец выкарыстоўваць старонкі тых, хто сімпатызуе вашым мэтам. Просты рэпост можа быць нават больш эфектыўным, чым публікацыя ў мясцовым друкаваным выданні.

Крок шосты: Шукайце рэсурсы

Атрымаўшы інфармацыйную падтрымку, можна распачынаць пошук рэсурсаў. Памятайце, рэсурсы бываюць не толькі матэрыяльныя, а супраца з мецэнатамі і спонсарамі можа быць вельмі розным.

Крок сёмы: Прыцягвайце валанцёраў

Калі ваша каманда пакуль не вельмі шматлікая (а як паказвае практыка, новыя праекты часта складаюцца з двух-трох чалавек), то вам спатрэбяцца валанцёры. Імкніцеся іх аддзячыць. Пры слушным стаўленні валанцёр можа стаць вашым актывістам.

Крок восьмы: Рэалізуйце запланаванае

Важная парада ў часе мерапрыемства: не бойцеся форс-мажору – заўсёды захоўвайце канструктыўны настрой. Памятайце, што ідэальны вобраз мерапрыемства толькі ў вашай галаве. Таму, калі штосьці пойдзе не так, як вы задумалі, не панікуйце, а спакойна шукайце аптымальнае рашэнне і завяршайце тое, што пачалі.

Крок дзявяты: Завяршайце слушна

Любое мерапрыемства не павінна заставацца без рэфлексіі. Правядзіце сход каманды і абмяркуйце, як усё прайшло. Не будзе лішнім праглядзець водгукі і каментары да артыкулаў пра вашае мерапрыемства ці пагаварыць з удзельнікамі пра іх уражанні.

Патэлефануйце і дашліце лісты з падзякамі партнёрам, узнагародзьце ўдзельнікаў. Збярыце ў адзін файл усе публікацыі пра вашае мерапрыемства, фотаздымкі, відэа. Гэта інфармацыя спатрэбіцца для далейшага прасоўвання вашай ініцыятывы, пошуку партнёраў і актывістаў для будучых праектаў.

Спецыяльна для сайта CMDF.org
Фота: greenbelarus.info