От идеи до реализации: Девять советов по организации городских мероприятий

Оксана Кузина – основатель и директор Центра урбанистических проектов и инициатив «Прастора» в Витебске. Начиная с 2016 года, Оксана с командой организуют масштабный урбанистический фестиваль «Прастора», который вовлекает жителей и специалистов в преобразование родного города. Оксана уверена, что в гражданском активизме нет маленьких дел. Даже небольшое событие требует тщательной подготовки и правильного завершения.

Шаг первый и самый важный: Определитесь с целевой аудиторией

Независимо от того, начинающая вы инициатива или опытная организация, хотите вы организовать футбольный турнир или праздник городского отдыха в парке, – в любом случае, вы решаете чью-то потребность. Именно поэтому вам надо определиться с целевой аудиторией – т.е. для кого вы делаете мероприятие.

Попробуйте максимально представить себе аудиторию своего мероприятия. В этом помогает создание портрета представителя целевой группы. Первоначально вам достаточно будет базовых критериев: возраст, образование, доход, как проводит время, чего боится, к чему стремится. Такой портрет позволяет понять реальные запросы и проблемы вашей аудитории и спланировать, как с ней контактировать.

Шаг второй: Сформулируйте цель и задачи

Это станет образом результата, вашей маршрутной картой. Главное – не подменяйте задачи формами деятельности, с помощью которых будете решать поставленные задачи. Цель – это видение воплощенного проекта, ожидаемое положительное изменение. Представьте, что цель – это круг, а его сегменты – это задачи, которые в виде отдельных результатов «заполняют» круг и ведут к достижению цели.

Шаг третий: Выберите формат

Только на этом этапе мы подошли к тому, с чего начинает большинство новичков-активистов – к выбору формы деятельности. Подумайте, что лучше подойдет вашей аудитории, чтобы достичь запланированной цели: концерт, фестиваль, форум, праздник, семинар, телешоу, стрит-арт, высадка деревьев и пр.

Шаг четвертый: Разработайте последовательность действий

Надо собраться с командой и дать ответы на следующие вопросы: Нужно ли это нашей целевой аудитории? Нужно ли это нам как инициативе/сообществу/группе? Смотрим ли мы как команда в одну сторону? Готовы ли все члены команды участвовать в реализации? Не противоречит ли намеченное нашим ценностям, согласуется ли с нашими желаниями? Если на все вопросы вы получили ответы «да», то пора приступать к плану: что, когда, кто, зачем?

План действий включает следующие шаги:

Почему? Какую проблему вы хотите решить? Какую потребность сообщества вы пытаетесь удовлетворить?
Что? Чего Вы хотите достичь? Что будет результатом вашего проекта?
Как? Какие шаги нужно предпринять, чтобы достичь желаемого?
Кто? Кто будет это делать?
Когда? В какие сроки будет выполнен каждый шаг?
Где? В каком месте все будет происходить?
Какие нужны ресурсы? Имеются ли ресурсы или их нужно искать? Где можно их получить?

Перед тем как переходить к плану, нужно определиться с местом проведения. Будет ли это помещение, дворовая территория культурного или образовательного учреждения или же открытое городское пространство? Последний вариант дает возможность привлечь большое количество людей, но требует согласований с городской администрацией.

Подсказка №1: Если вы пока в начале своего пути и у вас нет юридического статуса, можно попробовать заручиться поддержкой зарегистрированной организации, которая имеет хорошую репутацию в городе. В таком случае, скорее всего, мероприятие будет проходить «под флагом» этой организации, а ваша инициатива будет выступать в качестве партнера.

Подсказка №2: Если вы организуете мероприятие впервые, то лучше использовать территории учреждений, предварительно договорившись о партнерстве. Например, это может быть площадка музея, арт-пространства, ресторана, ботанического сада, культурно-исторической усадьбы или агроусадьбы. Преимущество этого варианта также состоит в том, что, как правило, у этих организаций есть своя аудитория, что облегчит сбор участников на мероприятие.

Шаг пятый: Распространяйте информацию

Прежде всего составьте медиа-карту, которая включает информацию обо всех доступных в вашем регионе медиа и каналах информации. Медиа-карта, как правило, содержит информацию о названии СМИ, контактном лице, контактных данных (email, номер телефона, ссылки на страницы в социальных сетях) и аудитории, на которую работает СМИ.

Успех информационной кампании зависит от того, насколько правильно и удачно составлен пресс-релиз, шаблоны писем редакторам СМИ и презентации с фотографиями о вашем событии. Если вы – начинающий организатор, то используйте фото с похожих мероприятий. Подготовьте дополнительные фотографии, макеты постеров, программу.

Подсказка №3. Не забывайте о влиянии социальных сетей. Если количество подписчиков на вашей личной странице приближается к 1 000, это весьма неплохо. Если 5 000, то она приравнивается к СМИ. Не упускайте шанс использовать страницы тех, кто симпатизирует вашим целям. Простой перепост может быть эффективнее публикации в местном печатном издании.

Шаг шестой: Ищите ресурсы

Заручившись информационной поддержкой СМИ, можно приступать к поиску ресурсов. Помните, ресурсы бывают не только материальными, а сотрудничество с меценатами и спонсорами может быть очень разным.

Шаг седьмой: Привлекайте волонтеров

Если ваша команда малочисленна (а как показывает практика, новые проекты часто состоят из двух-трех человек), то вам потребуются волонтеры.

Волонтеры – это не бесплатная рабочая сила. Участвуя в вашем проекте, они тратят серьезный ресурс – своё свободное время, которое могли бы потратить на развлечения. Старайтесь их отблагодарить. При правильном общении волонтер может стать вашим активистом.

Шаг восьмой: Реализуйте задуманное

Важный совет во время мероприятия: не бойтесь форс-мажорных обстоятельств – всегда сохраняйте спокойствие и конструктивное настроение. Помните, что идеальный образ мероприятия есть только в вашей голове. Поэтому, если что-то пойдет не так, как вы задумали изначально, не паникуйте, а спокойно ищите оптимальное решение и завершайте начатое.

Шаг девятый: Завершайте правильно

Любое мероприятие не должно оставаться без рефлексии. Проведите собрание с командой и обсудите, как все прошло. Не будет лишним изучить отзывы и комментарии к статьям о вашем событии или поговорить с участниками мероприятия про их впечатления.

Не забудьте сделать благодарственные телефонные звонки и разослать благодарственные письма партнерам, вручить грамоты участникам. Соберите в один файл все публикации о вашем мероприятии, фотографии, видео. Эта информация пригодится для дальнейшего продвижения вашей инициативы, поиска партнеров и активистов для будущих проектов.

Специально для сайта CMDF.org
Фото: greenbelarus.info